OUTSOURCING: DA ILI NE? Odgovor je mnogo složeniji od jednostavne usporedbe troškova

Outsourcing je bio vrlo popularna tema. Mnogi su – od javnih službi do privatnih tvrtki – tako pokušavali smanjiti troškove u posljednjoj recesiji.

Outsourcing sada kada se predviđa nova recesija zbog pandemije koronavirusa, pun je rizika.
Outsourcingom nazivamo strateško korištenje vanjskog partnera u svrhu obavljanja aktivnosti za koje su (bili) tradicionalno zaduženi unutarnji resursi.

To je ugovorno prebacivanje sporednih (non-core) aktivnosti nekog poduzeća na specijalizirane pružatelje usluga. Poduzeća imaju mogućnost outsourcinga bilo kojeg procesa, aktivnosti ili funkcije. Najviše se koriste usluge logistike (transporta, skladištenja i upravljanja voznim parkom), IT usluge, upravljanje ljudskim resursima itd. No, u svakom slučaju se to ne radi za strateške funkcije poduzeća jer jedan od glavnih rizika outsourcing- a je u gubitku know-howa. Kada se donosi odluka o outsourcingu treba imati na umu sve posljedice i sve troškove (total cost of ownership). Za odluku o outsourcingu određene funkcije poduzeća treba se koristiti metodom donošenja strateških odluka.

Zamka ušteda

Da bi se postigli ciljevi outsourcinga treba znati koji se krajnji rezultat želi postići i kojim resursima raspolažemo. Evo nekoliko rezultata koji se očekuju od outsourcinga (ušteda, fokus, efikasnost, tehnologija). Krajnji cilj uštede je dosta često smanjiti trošak određene funkcije. Dakle jedan od rezultata koji se očekuju smanjenje je troškova. Problem nije s troškovima kao krajnjim ciljem nego on nastaje kada se pri usporedbi troškova ne uzimaju ukupni nego parcijalni troškovi. Menadžeri koji donose odluku o outsourcingu obično boluju od kratkovidnosti jer se njihovi rezultati mjere kratkoročno. Poslovni cilj outsourcinga može biti strateški fokus.

Tri glavna elementa odlučivanja
– Ciljevi: razmatranje željenih rezultata i resursa koji su nam na raspolaganju
– Alternativa: različiti smjerovi dolaženja do rezultata – koji su načini za postizanje cilja
– Rizici: koji su rizici i prijetnje svake od tih mogućnosti

Koji se problem ovdje može pojaviti?

Pogrešna procjena fokusa

Jedna od opasnosti je da se krivo procijeni što je strateška funkcija u poduzeću. Naravno da će sada menadžeri reći ‘Mi jako dobro znamo koje su naše strateške funkcije!’. Međutim, stvari nisu uvijek tako jednostavne. I nije strateška funkcija ono što je proglašeno strateškim nego ono nam daje konkurentnu prednost kod kupaca. U jednoj europskoj kompaniji za proizvodnju cigareta više se energije i vremena trošilo na obračun marketinških troškova nego troškova proizvodnje. To nam implicitno govori da su njima marketing i prodaja važniji od proizvodnje. Google je vrlo rano otkrio da je njegova misija organizacija podataka, a ne pretraživanja. Glavno je da se napravi kvalitetna vježba i odredi što je vaša osnovna djelatnost i što vam strateški donosi prednost.

Je li sve u efikasnosti?

Dobavljači koji pružaju usluge outsourcinga mnogo efikasnije obavljaju te zadatke i procese jer su fokusirani na njih. Oni unapređuju kvalitetu te usvajaju najbolju svjetsku praksu kako bi ostali konkurentni i efikasni. Tu najbolju svjetsku praksu prenose na svoje klijente pomažući im da i oni budu efikasni i konkurentni. Međutim, je li sve u efikasnosti? Znam da je ovo pitanje u najmanju ruku neobično, jer se na prvom mjestu zalažem za veću efikasnost i produktivnost. Osim efikasnosti, jedan od najvažnijih KPI-jeva je i razina usluge prema kupcu.

Fleksibilnost je na cijeni

Efikasnost definitivno pomaže u percipiranju razine usluge, ali tu su još dvije bitne stvari. Jedna od njih je fleksibilnost, što znači da će osim brzine i točnosti kupci jako cijeniti kada mogu naručivati manje količine, više isporuka, povrat robe i sl. To su sve elementi koji umanjuju efikasnost i povećavaju manipulaciju, a time i trošak. Tvrtke koje se bave outsourcingom groze se svake dodatne usluge i naravno naplate je. Drugi element koji utječe na percipiranje razine usluge je komunikacija s kupcima – od telefonske do fizičke. Neki outsourcing-partneri nadomještaju taj nedostatak tehnologijom pa daju uslugu praćenja isporuke i informiranja gdje je roba u kojem trenutku. Dakle, usvajanje tehnologije je sljedeći bitan cilj.

Pružatelji usluga outsourcinga mogu lakše prikazati veći povrat na investiciju

Svjedoci smo velikog pritiska potrebe za digitalizacijom svega i svačega. Sama medijska pozornost koja se pruža raznim načinima na koje digitalizacija može utjecati na produktivnost i efikasnost. Time i na konkurentnost dodatan je razlog za pojačano razmišljanje o hvatanju tog vala. Drugi je razlog i nedostatak radne snage, koji se djelomično može riješiti ulaganjem u automatizaciju i digitalizaciju.

Pružatelji usluga outsourcing-a, zahvaljujući ekonomiji razmjera, mogu lakše prikazati veći povrat na investiciju u najmoderniju tehnologiju.Poduzeća korisnici tih usluga tako iskorištavaju tehnologiju koju si inače ne bi mogli priuštiti kada bi te aktivnosti obavljali sami.

Ljudi – trošak i kapital

Drugi element bitan za definiranje ciljeva su resursi koji su nam na raspolaganju za postizanje rezultata koje smo naveli. O kojim resursima može biti riječ kada govorimo o outsourcingu? Ovisno o svakom pojedinom cilju koji smo razmatrali možemo razgovarati o resursima koji su za njega potrebni. Tako, na primjer, ako govorimo o troškovima onda je glavni resurs, čovjek odnosno radna snaga. Faktori koji mogu utjecati na odluku su cijena radne snage koja je jeftinija u nekoj drugoj državi (gdje sindikati nisu jaki ili su kolektivni ugovori manje restriktivni). No treba voditi računa i o tome da su ljudi i kapital. Kada izdvojimo određenu funkciju gubimo i know-how pa ako smo pogrešno procijenili svoje glavne sposobnosti, onda smo napravili veliku pogrešku dugoročno.

Uloga menadžmenta u outsourcing poslovanju

Kad govorimo o strateškom fokusu, onda nam je glavni resurs menadžment, koji outsourcingom neke funkcije oslobađamo određenih problema. Samo budimo oprezni da nam se outsourcing problema ne vrati s još većim problemima. Ali ako se taj problem svodi na komunikaciju i pregovore s dobavljačem umjesto organizaciju, upravljanje procesima i vođenje ljudi, onda to nije tako loš deal. Najveći je rizik ponovno u tome da se neka funkcija procijeni kao manje važna što se misije i strategije tiče. To se kasnije pokaže kao pogrešno. Kod efikasnosti je najveći resurs poznavanje (znanje) procesa odnosno opet sprega menadžmenta i radne snage.

Ulaganja u tehnologiju

Tehnologija kao resurs direktno je ovisna o ROI-ju (povratu na investiciju). Trebamo biti svjesni da nam tehnologija ne treba radi tehnologije. Trebamo čuvati pomodarstva (‘ako je moj konkurent investirao onda moram i ja’). Ovo vrijedi pod uvjetom da tehnologija ne utječe direktno na konkurentnost. Tehnologija pomaže da proizvodnja bude produktivnija, da logistika bude efikasnija, proizvod profitabilniji i kupac zadovoljniji. Ako to možemo postići i na neki drugi način (korištenjem manualne tehnologije umjesto pune automatike) zašto investirati više nego je potrebno? Međutim, i outsourcing zna biti čisto pomodarstvo pa treba biti oprezan.. Drugi razlog protiv ulaganja u tehnologiju je sama financijska isplativost ulaganja. Sva naklapanja o tome kako će Amazon i njegove inovacije utjecati na budućnost logistike u budućnosti, zaboravljaju važnu činjenicu. Ta činjenica je da je Amazon do 2019. godine kontinuirano prikazivao gubitak i da je ulagao milijarde dolara u globalnu mrežu distributivnih centara.