“Na tehnologiju treba gledati kao na investiciju koja će poslovanje dovesti na višu razinu”- odgovor je na pitanje Nikole Grubelića, direktora i suosnivača Direct Bookera, agencije za upravljanje smještajnim jedinicama, na temu koliko je digitalizacija danas ključna u turizmu.
Osobno mogu reći kako je to danas imperativ i presudno ili već stvar #osobne higijene”, jer bez digitalizacije nitko se danas više ozbiljno ne može baviti najmom smještajnih jedinica. Oni koji prate trendove i prihvaćaju da mogu unaprijediti svoje poslovanje će rasti i razvijati, a drugi će stagnirati. Tako funkcionira tržišna utakmica, koja je najbolji regulator.
Priča o Direct Bookeru krenula je u prošlom desetljeću, a sve je počelo iz vlastitog iskustva i potrebe na trištu privatnog smještaja.
Prije 11 godina vodio sam jedan apartman i tada sam shvatio koliki je potencijal za iznajmljivanje privatnog smještaja. Predložio sam svom prijatelju, a danas i poslovnom partneru, Ninu Dubretiću, da se počnemo ozbiljnije baviti iznajmljivanjem, govori Grubelić te dodaje kako su investirali novce, i tako je priča krenula. Danas je tvrtka Direct Booker vodeća regionalne agencije za najam privatnog smještaja, uvrštena među TOP 10 najvećih agencija za privatni smještaj u svijetu te među najuspješnije property management agencija u svijetu.
“Rekao bih da su želja za konstantnim rastom, otvaranje novih radnih mjesta, te stalno ulaganje u tvrtku, faktori koji nas guraju prema još većem uspjehu” kazao je Grubelić.
Agencija ujedno nudi i tehnološka rješenja i proizvode, kao i svjetski vodeći franšizni model u industriji kratkoročnog iznajmljivanja smještaja. Poslovni model se oslanja na vlastiti tehnološki razvoj, Booker Tools, Channel Manager & Vacation Rental Softver (VRS), preferiran od najvećih svjetskih booking kanala (Airbnb, Booking.com, Expedia itd.). Direct Booker trenutno upravlja s +8000 jedinica i godišnje +100 000 rezervacija u 11 zemalja.
Kako je nastao softver Booker Tools? Zašto je uopće došlo do razvijanja vlastite tehnologije?
U početku smo koristili strana tehnološka rješenja kako bismo kvalitetno vodili naše poslovanje i upravljali smještajnim kapacitetima. Tehnologija tada nije bila na razinama na kojima je danas, pa smo morali kombinirati dva sustava jer je jedan imao određene funkcionalnosti, koje drugi nije imao, i obratno. Budući da na tržištu nije postojalo idealno rješenje za naše potrebe, ovo je bilo solidno.
Međutim, stalne promjene cijena poremetile su naše budžete, odnosno financijsku konstrukciju i partneri nisu imali razumijevanje za naše potrebe. Uz to nisu imali jasan “development road map” što je dovelo do toga da mi počnemo razmišljati o razvoju naše tehnologije i tako smo krenuli razvijati Booker Tools. Ispočetka smo razvijali PMS (Property Management Software), a nakon toga smo krenuli s razvojem konekcija.
Velika prednost Booker Toolsa u odnosa na slična rješenja je ta što je nastao iz potrebe jedne turističke agencije da riješi svoje probleme u poslovanju, kao što su distribucija na prodajne kanale i automatizacija raznih poslovnih procesa. Koje ste sve probleme u poslovanju Direct Bookera riješili Booker Toolsom?
Dat ću vam jedan banalan primjer, radili smo na način da smo svaku kreditnu karticu ručno unosili u POS uređaj, zatim unosili iznos, i na kraju autorizirali i naplaćivali u Odjelu rizičnih naplata. Međutim, kad smo spojili payment gateway, odnosno automatizirali i uveli profile kako će sustav reagirati na određene rezervacije na temelju određenih pravila, došlo je do toga da nam taj Odjel više nije bio potreban.
Znači svaka rezervacija kada uđe u sustav bude prepoznata i može se odrediti o kakvoj se rezervaciji radi, koji je cancellation policy, koja su pravila, i na temelju toga donijeti odluku kad će se rezervacija predautorizirati, a kada naplatiti. Najbitnije od svega jest da naplate idu automatski. Prije su se obračuni radili ručno za svakog iznajmljivača pojedinačno, a sada se to odrađuje automatski.
A kako se Booker Tools razvija? Razvija se na temelju potreba Direct Bookera, kao njegovog najvećeg klijenata. Mi razvijamo određene module u sustavu funkcionalnosti i prilagođavamo sustav kako bismo riješili naše probleme. Booker Tools je odgovor na naše probleme s kojim se susrećemo. Ako imamo problem s distribucijom objekata na veći broj kanala, Booker Tools je odgovor. Ako imamo problem s repetitivnim poslovima koje radimo, rješenje je content API konekcija koja omogućava da iz sustava automatizmom šaljemo sadržaj na sve navedene kanale i na sve ostale kanale. Nema repetitivnog ponašanja unosa objekta nego se objekti automatizmom iz sustava prezentiraju.
Tehnologija je ključ rješenja svih problema agencije koja se bavi smještajnim kapacitetima. Mi sve te poslovne prakse razvijamo kao Direct Booker, kroz Booker Tools rješenja. Želimo pomoći drugim agencijama u njihovom razvoju i digitalnoj transformaciji, jasno im pokazujući koji su benefiti rada s Booker Toolsom, odnosno kako im pomaže i koje im probleme rješava.
Kome je namijenjen Booker Tools?
Booker Tools je namijenjen svima koji se bave iznajmljivanjem smještaja na jedan profesionalan i kvalitetan način, koji razumiju tehnologiju, i koji su spremni upustiti se u tehnološku priču. Najveći problem s kojim se mi susrećemo kada idemo prodati tehnologiju je što nam netko ne vjeruje zašto je baš naš proizvod dobar i tko smo mi.
Mi smo Direct Booker, agencija koja iza sebe ima 11 godina iskustva, koja je napravila tehnološko rješenje kako bi sebi olakšala poslovanje. Naši rezultati su jasno vidljivi. Imamo vjerodostojnost, to treba prvo predstaviti.
Općenito se misli da je tehnološko rješenje skupo i da se ne može plaćati. Budući da smo ga napravili za svoje potrebe, kreirali smo financijski oblik za agencije koje se poput Direct Bookera bave iznajmljivanjem smještaja, posebno prilagođen ovoj neizvjesnoj situaciji. Mi smo napravili modul gdje se ne naplaćuje fiksno ni mjesečno, nego po ostvarenoj i realiziranoj rezervaciji, ne naplaćujući otkaze ili modifikacije.
Zašto smo mi kvalitetan partner za agencije? Jer im pružamo kvalitetnu tehnologiju i zajedno prolazimo kroz loš period, odnosno ako nema rezervacija, ne zarađujemo ni mi jer tek participiramo u postotku kada se ostvari rezervacija.
Također, još jedan od problema kod prodaje tehnologije je taj što korisnik nikada nije spreman za digitalizaciju i digitalnu transformaciju. Postoji veliki broj agencija koje se zadovoljavaju nekvalitetnim rješenjima, koja nisu prilagođena njihovom poslovanju.
Koja je tehnološka inovacija koju je Booker Tools donio?
Iskustvo iz agencijskog poslovanja dovodi do toga da su naši moduli širi, veći i kompleksniji. Nismo klasična IT tvrtka već agencija koja svoje probleme rješava s vlastitom tehnologijom. Mislim da je naš Revenue Manager doista inovativan. Smart pricing alati potječu iz avioindustrije i oni su yield cijena doveli do savršenstva, što se prenijelo na hotelski i apartmanski smještaj. Vjerujemo da će taj modul nama uvelike ubrzati radne procese, te dovesti do što boljeg ostvarenja revenuea, smanjenja broja radnih dana, povećanja zauzetosti, i na kraju povećanja profitabilnosti. Automatizirali smo sve, od kreiranja rezervacija, ulaska rezervacija do izdavanja računa, generiranja samoizdavajućeg računa prema iznajmljivaču, kreiranja fiskalizacije i reguliranja.
Posebno poslove oporezivanja i marže, tako da smo automatizirali izdavanje računa za generiranje kalkulacije, obračun PDV-a. Možemo reći da je ovo naš interni modul za uštedu vremena. Pratimo trendove i ne mislim da smo sada nešto ,wow’ inovativni, ali postoji određena razina inovacija. Nama je jasno što trebamo napraviti, pa ne smatram to toliko inovativnim. Vidimo što nam treba, ako nam treba stolica da sjednem onda moram napraviti stolicu jer neću stajati na nogama. Tako i ovdje, treba nam sustav koji će nam omogućiti da povećamo cijene za subotu i nedjelju u određenom vremenskom periodu, ne smatram da je to inovativno nego da je to potreba, a u biti kreiranjem svoje funkcionalnosti rješavamo svoj problem. Što je na kraju sigurno inovativnije, nego u nekom drugom sustavu koji to nema i ne razmišlja o tome.
Kada pričamo s agencijama ljudi su jako zadovoljni kompletnim sustavom, kao jednom cjelinom i vide da smo zaista duboko ušli u to. Međutim, mi nismo ušli duboko u to nego smo mi duboko u ovom poslu i onda je u biti sustav naša ekspresija prema vanka. Ako mi radimo kvalitetno kao agencija, onda moramo imati i kvalitetan sustav.
U kojoj ste trenutnoj fazi razvoja Booker Toolsa?
Najnoviji noviteti u Booker Tools softveru su Revenue Manager, automatska generirajuća stranica, mogućnost dijeljenja inventara možemo reći kao neki “market place” gdje se inventar može dijeliti s nekom drugom agencijom unutar Booker Toolsa. Radimo na razvoju modula za direktan booking što je trenutno veliki trend u svijetu iznajmljivanja smještaja. Spojili smo se na sve moguće kanale i payment gateway-e što znači da smo zadovoljili sve kriterije po pitanju distribucije, naplate i modula koje sam već naveo.
U planu nam je da od ožujka do svibnja automatiziramo određene poslovne procese unutar Direct Bookera. Naš cilj je da sve ono što napravimo za Direct Booker ponudimo i korisnicima Booker Toolsa. Od svibnja do listopada radit ćemo na raznim integracijama koje ćemo spojiti na sustav, npr. sustav za upravljanje beskontaktnim check-inovima, pametne brave, sustav za operacije tipa Operto, Properly… Dodat ćemo razne integracije koje će na neki način zaokružiti naš PMS jednoj agenciji koja se recimo bavi čišćenjem i primanjem gostiju.
Konstantno ćemo raditi na razvoju postojećih modula jer nam je cilj svake godine ih povećati i poboljšati za 10-20% i uvesti nove. I ono što je najvažnije, mislim da ćemo raditi na univerzalnom inboxu, odnosno centraliziranom. Naša je ideja da sustav kao Booker Tools bude centralno mjesto upravljanja svim operacijama, pa tako i komunikacijom s gostima. Krenuli smo već u taj razvoj i došli smo do određene razine. Ideja nam je integrirati sve prodajne stranice u centralizirani inbox i osim toga povezati se s Whatsappom i Viberom tako da bez obzira putem kojeg medija razgovaramo s nekim gostom, imamo sve na jednom mjestu. Veoma bitna je i organizacija e-mailova po prioritetnosti u sustavu.
Praktički ako imaš sada 50 gostiju i 50 e-mailova, odnosno 150 poruka, prva mora doći ona koja je najhitnija, odnosno poruka od gosta koji dolazi danas, pa tako dalje kronološkim redom. Znači taj centralizirani oblik mora biti i u mobilnoj i desktop verziji. Nakon razvoja potrebno je optimizirati sustav prema potrebama korisnika kako bi imali što bolji i jednostavniji pregled.
Puno je toga, razvoj nikad ne staje.
Što bi rekao, zašto je sada bitno da Property Manageri imaju tehnološka rješenja kao što je Booker Tools?
Da bi odradio neki posao jasno je da moraš imati dobar alat, to je oduvijek tako bilo. Primjerice, ako ideš kopati zemlju i ako nemaš dobru frezu i radiš sve ručno jasno je da će ti trebati puno više uloženog vremena i energije da bi odradio isti posao koji bi odradio brže korištenjem dobrog alata. Tako je i s tehnologijom, pogotovo sad kad je kriza, jer je digitalna transformacija ključ uspjeha.
Moramo biti spremni da sutra kada se turizam oporavi, možemo sa istim ili manjim brojem zaposlenika odraditi jednak ili veći posao. Upravo to je nemoguće napraviti bez kvalitetne tehnologije. Jednostavno oni koji budu pratili tehnologiju i koji budu u skladu s trendovima će uvijek biti bolji i ostvarivati bolje rezultate.
Ključ svega je u tome da mi svi skupa možemo odraditi isti ili veći obujam posla, ostvariti veći promet i prihod, te na kraju veću dobit. A to ne možemo napraviti ako nam treba veći broj ljudi, koje ne možemo platiti. Stoga je ključ u tehnologiji, ali ne u smislu da mi smanjujemo broj zaposlenika misleći da će sve tehnologija odraditi. Ne, nama trebaju kvalitetni i zadovoljni zaposlenici koji će pomoću tehnologije moći više posvetiti nekim radnim procesima nego da bjesomučno tipkaju, zatvaraju i sinkroniziraju kalendare. Tehnologija će povećati produktivnost i efikasnost dok će se zaposlenici moći posvetiti poboljšanju kvalitete poslovanja, a sve to rezultirat će većim profitom i plaćama.
Po meni, to je ono što tvrtke trebaju napraviti, znači trenutno uložiti u vrijeme i energiju da iz ove faze u kojoj su sada pređu u tehnološku, kako bi na kraju imali jasne benefite, i oni kao tvrtka, i njihovi zaposlenici. U razgovoru s mnogim djelatnicima, znači ne vlasnicima tvrtki, dolazi do toga da oni rade određene repetitivne stvari koje im oduzimaju vrijeme i koje na kraju nisu toliko produktivne. S druge strane, vlasnici tvrtki gledaju na ulaganje u tehnologiju kao trošak, a ne kao investiciju. Upravo je poanta gledati na tehnologiju kao investiciju koja će poslovanje dovesti na višu razinu, a zaposlenici će biti zadovoljniji i produktivniji. To će rezultirati povećanjem broja akviziranih objekata, a s druge strane zaposlenici će se moći posvetiti poboljšanju zadovoljstva postojećih klijenata. Sve to skupa će dovesti do povećanja prihoda.
Za kraj, malo više o načinu plaćanju Booker Toolsa?
Odlučili smo da nećemo raditi na mjesečnoj, fiksnoj zaradi nego na temelju učinka, odnosno postotka prema agencijama razumijevajući njihov trenutni status i situaciju. Naš cilj i ideja je biti jedan kvalitetan partner agencijama nudeći im kvalitetnu tehnologiju, prosperitetnu i modernu tehnologiju sa svim trenutnim i budućim modulima vrednujući svoju uslugu u manjem postotku koji ovisi o specifičnostima agencije.
Ono što mi želimo na temelju našeg negativnog iskustva s tehnološkim partnerima, davati neku garanciju trogodišnje cijene. Znači ona cijenu koju sada dogovorimo će biti ista naredne tri godine, recimo to je neko partnerstvo kakvo želimo razvijati.
Ako se bavite iznajmljivanjem smještaja i želite bolje rezultate, imate dvije opcije. Agencijsku uslugu ili tehnološku rješenje.
